ПОЛОЖЕНИЕ

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Основные понятия, используемые в Положении:

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

ОПЕРАТОР ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ (ОПЕРАТОР) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: сбор; запись; систематизацию; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передачу (распространение, предоставление, доступ); обезличивание; блокирование; удаление; уничтожение.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

РАСПРОСТРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

БЛОКИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

ОБЕЗЛИЧИВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1 Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников (далее — «Оператор, Работодатель, Общество») принято в целях обеспечения прав и свобод гражданина при обработке персональных данных работников, сохранения конфиденциальности данных и их защиты.

2.2. Настоящее Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников (далее — «Положение») устанавливает, в частности, порядок обработки Работодателем — Оператором персональных данных своих работников (далее — «Работники»), включая порядок их хранения и использования, определяет объем и содержание обрабатываемых персональных данных, цели, предполагаемые источники и способы получения персональных данных, а также права и обязанности Работников в этой области.

2.3. Основой для разработки настоящего Положения послужили Конституция Российской Федерации, Конвенция Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (в соответствии с Федеральным законом от 19.12.2005 № 160-ФЗ), Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а также международные акты, ратифицированные Российской Федерацией.

2.4. Положение является локальным нормативным актом Общества, обязательным для соблюдения и исполнения Работниками, а также иными лицами, участвующими в обработке персональных данных Работников в соответствии с настоящим Положением.

3. ПОНЯТИЕ, ОБЪЕМ И СОДЕРЖАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Под персональными данными Работников понимается информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому Работнику (субъекту персональных данных).

3.2. Содержание персональных данных Работника определяется необходимостью Работодателя реализовать свои права и обязанности, а также права и обязанности соответствующего Работника и включает в себя, в том числе, следующие категории:

• фамилия, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);
• корпоративные инициалы;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
• данные свидетельства о рождении (номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
• данные рабочей визы и разрешения на работу; сведения, содержащиеся в документах, дающих право на пребывание и трудовую деятельность на территории РФ (для иностранных граждан, пребывающих в РФ);
• сведения, содержащиеся в разрешении на временное проживание, разрешении на временное проживание в целях получения образования (для иностранных граждан, временно проживающих в РФ), виде на жительство (для иностранных граждан, постоянно проживающих в РФ);
• пол;
• сведения о семейном положении и составе семьи с указанием фамилий, имен и отчеств членов семьи, даты рождения, места работы и/или учебы, степени родства, реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и содержащиеся в них сведения;
• сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
• сведения о месте фактического проживания;
• номер и серия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, свидетельства государственного пенсионного страхования;
• данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;
• сведения о заработной плате и иных доходах и выплатах (включая премии и т.д.);
• реквизиты банковского счета;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• сведения о трудовой деятельности (включая стаж и опыт работы, данные о занятости с указанием должности, подразделения, сведений о работодателе и др.);
• специальность, профессия, квалификация;
• сведения об аттестации;
• сведения о воинском учете;
• сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);
• биометрические персональные данные (включая фотографии, изображения с камер видеонаблюдения, записи голоса);
• сведения о социальных льготах и выплатах;
• рабочие контактные данные (включая адрес корпоративной электронной почты, номера стационарного и мобильного рабочих телефонов);
• прочие контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
• государственные номера и иные регистрационные данные личных и корпоративных автотранспортных средств;
• сведения о награждениях и поощрениях;
• рекомендации предыдущих работодателей;
• иные данные (в том числе, относящиеся к специальным категориям персональных данных, обрабатываемые с предварительного письменного согласия), соответствующие целям обработки, указанным в настоящем Положении;
• иные персональные данные, которые работник пожелал сообщить о себе и обработка которых соответствует целям обработки, указанным в настоящем Положении.

3.3. Объем персональных данных каждой категории определяется необходимостью достижения конкретных целей их обработки.

4. ПРИНЦИПЫ И ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ

4.1. Обработка персональных данных работников основывается на следующих принципах:

• Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.
• Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
• Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
• Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
• Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
• При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных.
• Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.2. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе: федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора; уставные документы оператора; договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных; согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо не предусмотренных законодательством Российской Федерации, но соответствующих полномочиям оператора).

4.3. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливать случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных.

5. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ

5.1. Целями обработки персональных данных Работников являются обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействие Работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности Работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества, включая:

• осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ и международными договорами РФ на Работодателя функций, полномочий и обязанностей;
• регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений, обеспечение трудовых прав работников;
• заключение и исполнение трудовых договоров и иных договоров, заключенных между Работниками и Работодателем;
• подбор и управление персоналом;
• отражение информации в кадровых документах, ведение кадрового учета;
• защита жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Работников;
• проведение дисциплинарных процедур, аттестации и оценки деятельности Работника;
• расчет и выплата заработной платы, пособий и иных выплат Работнику, ведение бухгалтерского учета;
• предоставление налоговых вычетов, обеспечение социального страхования и социального обеспечения работников, предоставление работникам гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством;
• расчет заработной платы, пособий и иных выплат Работнику;
• организация медицинского и иного страхования Работника и имущества Работодателя;
• организация командировок и иных поездок Работников (включая компенсацию расходов); осуществление технической и организационной поддержки Работника в служебных целях;
• формирование кадрового резерва;
• осуществление прав и законных интересов Работодателя или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы Работников;
• выпуск доверенностей и иных уполномочивающих документов;
• представление работодателем установленных законодательством сведений и отчетности в уполномоченные государственные органы в отношении физических лиц, в том числе в Социальный фонд России, Федеральную налоговую службу РФ, Органы воинского учета РФ, Органы статистики РФ, Органы занятости РФ и иные уполномоченные органы в соответствии с законодательством РФ;
• предоставлении со стороны Общества установленных законодательством условий труда, гарантий и компенсаций;
• обеспечение безопасности работников в процессе трудовой деятельности, оформления пропусков на территорию ООО «СИСТЕМА ПРОДАЖ» и сохранности имущества;
• повышение качества обслуживания и исполнения требований законодательства в процессе исполнения работниками трудовых обязанностей;
• иные цели, направленные на обеспечение соблюдения трудовых договоров, законов и иных нормативных правовых актов.

6. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ

6.1. Сбор персональных данных

6.1.1. По общему правилу, персональные данные Работника Работодатель получает непосредственно от Работника.

6.1.2. Предполагаемые источники получения персональных данных: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работника; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета; документы воинского учета; свидетельство о постановке на учет в налоговый орган и присвоении ИНН; документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки; автобиография, резюме, характеристики, рекомендательные письма; медицинские заключения о состоянии здоровья и листки нетрудоспособности; разрешения на работу и иные документы, необходимые для оформления трудовых отношений с иностранными Работниками.

6.1.3. При поступлении на работу физическое лицо до заключения трудового договора предъявляет документы и сведения, предусмотренные трудовым законодательством.

6.1.5. Работодатель не имеет права собирать и обрабатывать персональные данные Работников, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, если иное прямо не предусмотрено законом.

6.1.7. Новый Работник одновременно с передачей Работодателю необходимых документов должен оформить письменное согласие на обработку его персональных данных Работодателем.

6.2. Хранение и уничтожение персональных данных

6.2.1. Работодатель собирает и хранит документы, содержащие данные о Работниках в единичном или сводном виде (личные дела, трудовые книжки, приказы по личному составу, кадровые документы, записи с камер видеонаблюдения и др.).

6.2.2. Доступ к документам, содержащим персональные данные Работников, разрешен только лицам, непосредственно использующим персональные данные Работников в служебных целях. Перечень таких лиц утверждается приказом Работодателя.

6.2.7. Сроки хранения персональных данных Работника определяются в соответствии со сроком действия трудового договора с Работником, Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а также иными требованиями законодательства и нормативных документов.

6.2.8. Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.

6.3. Использование, обработка персональных данных

6.3.1. Персональные данные Работника обрабатываются с его согласия и используются для целей, связанных с выполнением Работником трудовых функций и указанных в настоящем Положении.

6.3.5. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных Работником для распространения, оформляется отдельно от иных согласий Работника на обработку его персональных данных.

6.3.8. Молчание или бездействие Работника как субъекта персональных данных ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных им для распространения.

6.4. Передача персональных данных

6.4.1. Не допускается сообщение персональных данных Работников третьим лицам без их письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью Работника, а также в других случаях, предусмотренных законом.

6.4.4. В случаях, когда государственные органы имеют право запросить информацию о Работнике, или такая информация должна быть предоставлена в силу закона, а также в соответствии с запросом суда информация, относящаяся к персональным данным Работников, может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

6.4.10. Третье лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Работодателя, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные законом, соблюдать конфиденциальность персональных данных.

6.5. Защита персональных данных

6.5.1. Под защитой персональных данных понимается ряд правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий.

6.5.2. Для защиты персональных данных Работников Работодатель принимает необходимые предусмотренные законом меры, включая: назначение ответственного за обработку персональных данных; ограничение и регламентацию состава Работников, имеющих доступ; обеспечение условий для хранения личных дел в ограниченном доступе; внедрение программных и технических средств защиты информации и др.

7. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ КАК СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. Работники имеют право:

• получать информацию об их персональных данных и их обработке;
• получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника;
• определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
• получать доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
• требовать исключения или исправления неверных, или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований закона;
• заявлять Работодателю в письменной форме о своем несогласии с отказом Работодателя исключить или исправить персональные данные с соответствующим обоснованием такого несогласия;
• дополнять персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
• требовать об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
• участвовать в выработке мер защиты персональных данных работников;
• обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

7.4. Работники обязаны:

• соблюдать требования настоящего Положения и законодательства РФ в области персональных данных;
• предоставлять Работодателю документы и информацию, содержащие персональные данные, в объеме, предусмотренном законом или необходимом для осуществления взаимных прав и обязанностей;
• предоставлять Работодателю актуальные, достоверные и точные сведения о себе;
• в срок, не превышающий 5 (пяти) рабочих дней, сообщать Работодателю в письменном виде об изменении своих персональных данных.

8. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

8.1. Работодатель вправе: проверять достоверность сведений, предоставленных Работниками, сверяя их с имеющимися подлинными документами; предложить Работнику представить разъяснения и уточнения в отношении его персональных данных.

8.2. Работодатель обязан:

• при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных Работников руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
• обеспечивать обработку персональных данных исключительно в целях, для которых они были собраны;
• не получать и не обрабатывать сведения о Работниках, относящиеся к специальной категории персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами;
• защищать персональные данные от их неправомерного использования или утраты;
• обеспечить ознакомление Работников под роспись с локальными нормативными актами Работодателя по вопросам обработки персональных данных;
• в случае обращения субъекта персональных данных с требованием о прекращении обработки персональных данных в срок, не превышающий десяти рабочих дней, прекратить их обработку.

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

9.1. Работники и иные лица, виновные в нарушении настоящего Положения, а также законодательства РФ в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, а также могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

9.2. Разглашение Работником персональных данных другого Работника, ставших известными первому в связи с исполнением им трудовых обязанностей, может повлечь привлечение Работника, разгласившего такие данные, к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

9.6. При осуществлении хранения персональных данных оператор персональных данных обязан использовать базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

10. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

10.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством РФ. Недействительность одного или нескольких пунктов данного Положения, ставшая результатом изменений в законодательстве или в силу каких-либо других причин, не влечет за собой недействительность остальных пунктов.

10.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Положением, Общество и его работники будут руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.

10.3. Настоящее Положение вводится в действие приказом генерального директора. Работники должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

Настоящее Положение введено в действие с 01 июня 2025 г. Версия 2.0.