ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

1. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ ПОЛОЖЕНИИ

1. ГОСУСЛУГИ — единый портал государственных и муниципальных услуг.
2. КОМАН (Coman) — информационная система Работодателя (веб-приложение https://www.coman.cloud/, мобильное приложение для IOS и Android) для обмена документами, связанных с работой Работника у Работодателя между Работником и Работодателем. При этом Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а Работник усиленной неквалифицированной электронной подписью.
3. АДМИНИСТРАТОР ИСР «КОМАН» - лицо, назначенное приказом Генерального директора и/или в силу должностных обязанностей выполняющее обязанности по авторизации работников в ИСР «Коман» для генерации ключа УНЭП при начале работы с ИСР «Коман», учету пользователей, а также отзывающее ключи электронной подписи и выполняющее другие действия по администрированию ИСР, предусмотренные настоящим Положением. В случае, если иное лицо не назначено приказом функции администратора выполняет Генеральный директор в силу настоящего Положения.
4. СЭД, ИСР — система электронного документооборота «Коман», информационная система Работодателя.
5. ТК РФ — Трудовой кодекс Российской Федерации.
6. УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
7. УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи», УНЭП генерируется, используется и хранится в ИСР «Коман»; порядок проверки УНЭП, созданной в ИСР «Коман» определяется соглашением сторон трудового договора путем использования одноразовых (уникальных) кодов доступа в личный кабинет и одноразовых кодов, подтверждающих факт подписания (ознакомления) документа с использованием личного мобильного номера Работника, обеспечивающего конфиденциальность полученных данных.
8. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СФЕРЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ (далее — «электронный документооборот») — создание, подписание, использование и хранение Работодателем, Работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ.
9. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ.
10. ВЛАДЕЛЕЦ УНЭП - Работник, подписавший дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании электронного документооборота для обмена документами с Работодателем и прошедший авторизацию в ИСР «Коман».
11. КЛЮЧИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ - приватный и публичный ключи электронной подписи хранятся в ИСР «Коман» на защищенных серверах. Номер телефона является атрибутом владельца УНЭП
12. КЛЮЧ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ - уникальная последовательность символов, предназначенная для подтверждения с использованием средств ИСР «Коман» подлинности УНЭП в документе, публичной частью ключа УНЭП является мобильный номер владельца УНЭП, секретной частью ключа УНЭП является уникальный одноразовый пароль, формируемый для каждого действия по подписанию документа.
13. РЕЕСТР ВЫДАННЫХ КЛЮЧЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ - хранящийся в ИСР «Коман» список пользователей ИСР «Коман» ключи электронной подписи которых к моменту обращения к данному реестру были отмечены как действующие.
14. РЕЕСТР ОТОЗВАННЫХ КЛЮЧЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ - хранящийся в ИСР «Коман» список пользователей ИСР «Коман», ключи электронной подписи которых к моменту обращения к данному реестру были отмечены как недействительные.
15. ШТАМП ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ - визуальная отметка об электронной подписи, включающая реквизиты УНЭП или УКЭП и информацию о владельце, которая автоматически создается средствами ИСР «Коман» при открытии (визуализации) документа, подписанного электронной подписью, в интерфейсе ИСР «Коман».

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Положение об электронном документообороте (далее — «Положение») является локальным нормативным актом об электронном документообороте Общества с ограниченной ответственностью «СИСТЕМА ПРОДАЖ» (далее — «Работодатель») в соответствии со статьей 22.2 ТК РФ и содержит:

1. сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой Работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
2. порядок доступа к информационной системе Работодателя;
3. перечень электронных документов (Приложение №1 к настоящему Положению) и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
4. срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

2.2. Электронный документооборот осуществляется Работодателем и Работником посредством информационной системы Работодателя «Коман» (далее — «ИСР «Коман»), позволяющей обеспечить подписание электронного документа УНЭП Работника и УКЭП Работодателя в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

2.3. Настоящее Положение действует с даты уведомления Работника о начале использования ИСР «Коман», если иное не определено трудовым договором, но не ранее 1 августа 2023 года.

2.4. Реализация определенных настоям Положением условий применения усиленной неквалифицированной электронной подписи обеспечивает придание юридической силы электронным документам Работодателя, включая документы, связанные с оформлением трудовых отношений, и требующим личной подписи работника, и операциям с ними.

2.5. Электронный документ, подписанный с помощью УНЭП, приравнивается по юридической силе к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе, в силу положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и может являться доказательством в суде.

2.6. УНЭП с использованием ИСР «Коман» обеспечивает внутренним электронным документам:

• подлинность - подтверждение авторства документа;
• целостность - документ не может быть изменен после подписания;
• не отрицание авторства (неотрекаемость) - автор не может отказаться от своей подписи.

2.7. Настоящее Положение не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников,
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказа (распоряжения) об увольнении работника,
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

2.8. Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми работниками, для которых трудовым договором, соглашениями к нему Работник и Работодатель согласовали переход на электронный документооборот.

2.9. Представительный орган Работников на момент утверждения Положения не избран.

2.10. Оригинал Положения находится отделе персонала(кадров) Работодателя. Работник может с понедельника по пятницу в рабочие дни с 9-30 до 18 часов в офисе Работодателя повторно пройти ознакомление с документом или запросить онлайн-доступ к документу. Доступ третьих лиц к документу запрещен, так как Положение содержит сведения, относимые к коммерческой тайне Работодателя.

2.11. Работники ознакамливаются с настоящим Положением под роспись в листе ознакомления или под роспись в трудовом договоре, далее с вносимыми изменениями в Приложение №1 к настоящему Положению и со следующими редакциями настоящего Положения работники, перешедшие на электронный документооборот, знакомятся в информационной системе Работодателя «Коман».

2.12. Порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с Работодателем посредством электронного документооборота:

• Работник ознакамливается с настоящим Положением;
• Администратор ИСР «Коман» при авторизации Работника в ИСР «Коман» демонстрирует интерфейс ИСР «Коман» и разъясняет порядок подписания документов с использованием веб-приложения и мобильного приложения.

2.13. В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, Работодатель и Работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с настоящим Положением, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

3. СОГЛАСИЕ РАБОТНИКА НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

3.1. Настоящее Положение применяется в отношении уже принятых Работников — с даты заключения соответствующего дополнительного соглашения к Трудовому договору с их согласием, и действует до замены его новым. При этом:

• переход на электронный документооборот происходит поэтапно, в Приложении №1 к настоящему Положению утверждается перечень документов и действий с использованием информационной системы Работодателя «Коман» на каждом этапе перехода. Работники письменно уведомляются за две недели о расширении Перечня электронных документов (Положение повторно не утверждается, Приказом Генерального директора вносятся изменения исключительно в Перечень в Приложении №1 к настоящему Положению);
• Работников, работающих у Работодателя на дату утверждения настоящего Положения, которым предлагается переход на электронный документооборот, Работодатель уведомляет письменно о появлении возможности перехода на электронный документооборот за неделю до возможности перехода и получает их согласие в форме дополнительного соглашения к Трудовому договору;
• Работников, вновь принимаемых на работу, Работодатель уведомляет при обсуждении условий найма о возможности электронного документооборота и при согласии Работника условие об электронном документообороте включается в текст Трудового договора (отдельное согласие не формируется, уведомление не хранится).

3.2. Уведомление Работодателя, предусмотренное п.п.б) и в) п. 3.1. настоящего Положения содержит информацию о праве Работника дать согласие на указанное взаимодействие (и отказаться от него). При этом:

• переход на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия Работника, за исключением случая, указанного в части седьмой статьи 22.2 ТК РФ;
• отсутствие согласия Работника на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота признается отказом Работника от такого взаимодействия. При этом за Работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

3.3. Работодатель информирует об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу, при этом:

• лицо, имеющее по состоянию на 31.12.2021 года трудовой стаж, при приеме на работу, вправе дать согласие на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота или отказаться;
• согласие на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31.12.2021 года и у которых по состоянию на 31.12.2021 года отсутствует трудовой стаж.

3.4. Отсутствие согласия Работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой статьи 22.2 ТК РФ) либо отсутствие у Работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения Работника.

3.5. Работодатель безвозмездно предоставляет Работникам, которые не дали согласия на взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного Работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

3.6. Согласие на обработку персональных данных в информационной системе Работодателя Работник также дает при каждом использовании ИСР «Коман».

4. ОСОБЕННОСТИ ПРИЕМА НА РАБОТУ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. При заключении трудового договора документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с Работодателем, в том числе при согласии лица, поступающего на работу с передачей документов по открытым каналам связи (электронной почте) в форме электронных документов, направленных на корпоративный электронный адрес, если иное не предусмотрено законодательством РФ. При этом документы должны быть предоставлены до подписания трудового договора для подготовки текста трудового договора, факт отправки лицом, поступающим на работу, документов на указанный адрес подтверждает его согласие на обработку персональных данных в целях заполнения документов, для оформления трудовых отношений.

4.2. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей ст. 68 ТК РФ, может осуществляться по выбору Работодателя в электронной форме, путем:

• предоставления доступа к информационной системе Работодателя, который может быть предоставлен лицу, поступающему на работу, до подписания трудового договора в целях прохождения ознакомления с локальными нормативными актами и подписания других документов с использованием УНЭП;
• отправки ссылки на доступ к тексту локального нормативного акта, размещеннного на ресурсах Работодателя с подтверждением ознакомления росписью в трудовом договоре;
• отправки сканированной копии на корпоративную электронную почту лица, поступающего на работу, предоставленную ему Работодателем до подписания трудового договора в целях обмена документами и информацией на этапе оформления трудовых отношений.

4.3. Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование, а именно в информационной системе Работодателя «Коман» генерируется, используется и хранится усиленная неквалифицированная электронная подпись, использование которой не требует расходов со стороны Работника.

4.4. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. В случае, если Работнику требуется подписывать документ не УНЭП, а УКЭП, ИСР «Коман» запрашивает браузерный плагин КриптоПро (плагин использует УКЭП, находящийся на компьютере (или носителе) Работника или лица, поступающего на работу).

5. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

5.1. Работник подписывает трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, подтверждая согласие с условием участия в электронном документообороте и порядке подтверждения усиленной неквалифицированной электронной подписи в случаях, когда это предусмотрено настоящим Положением и ТК РФ; в случаях, когда согласие Работника на ЭДО не требуется, в трудовом договоре устанавливается только порядок подтверждения УНЭП.

5.2. Лицо, поступающее на работу, или Работник, для доступа в ИСР «Коман» запрашивает регистрацию в ИСР путем передачи администратору ИСР «Коман» Согласия на обработку персональных данных с указанием личного мобильного телефона, который будет использоваться для авторизации в ИСР «Коман» и является публичной частью ключа УНЭП.

5.3. Администратор ИСР, создает карточку клиента в ИСР «Коман».

5.4. Усиленная неквалифицированная подпись состоит из двух частей:

• публичная часть ключа (логин) — номер личного мобильного телефонного номера, указанного Работником в отдельном Согласии на обработку персональных данных,
• секретная часть ключа (пароль), им является одноразовый код, состоящий из 4 цифр, который отправляется владельцу электронной подписи в виде SMS-сообщения на мобильный номер при каждом подписании документа (или ознакомлении с ним). Пароль (код) генерируется автоматически при авторизации Работника или лица, поступающего на работу, в ИСР «Коман» и при выборе им действия, подтверждающего подпись.

5.5. ИСР «Коман» позволяет Работнику:

• сгенерировать УНЭП,
• загрузить документ (заявление, уведомление, другое) для отправки подписанного документа Работодателю),
• отправить документ Работодателю при этом отправляемый документ не является подписанным без выполнения действия «Подписать»,
• подписать документ,
• скачать документ.

5.6. Порядком проверки УНЭП является указанная в п. 5.4. настоящего Положения процедура подтверждения любого действия с УНЭП одноразовым паролем. Данные ключа хранятся на серверах Yandex.Cloud, в которых действуют меры по защите персональных данных, указанные в постановлении №1119 и приказе ФСТЭК №21 в соответствии с требованиями к 1 уровню защищенности (УЗ-1).

5.7. Подписание документа подтверждается: прилагаемые файлы подписей документа всех подписантов.

5.8. Работник обязан:

• Проверять наличие SMS-уведомлений от ИСР «Коман» (или PUSH-уведомлений, если он выбрал использование мобильных приложений) о поступивших для него документах в ИСР «Коман».
• Не отключать в настройках ИСР «Коман» уведомления.
• В течение одного рабочего дня подписать документ или сообщить Работодателю письменно о причинах отказа в подписании документа (отклонить документ в ИСР «Коман» и оставить комментарий в интерфейсе ИСР о причинах отклонения). Работник считается ознакомленным с документом в течение одного рабочего дня (не включая дни нахождения в отпуске, отсутствия по болезни и других днях отсутствия, подтвержденного документально относимого законодательством к форс-мажору события, например, в случае техногенной катастрофы и др.) с момента поступления документа в ИСР «Коман» на ознакомление Работнику и отправки об ожидающем документе сообщения в смс-сообщении (или PUSH-уведомлении при использовании мобильного сообщения). Уклонение Работника от ознакомления с документом является злоупотреблением своим правом и препятствованием Работодателю в исполнении его обязанности в ознакомлении Работника с документами, в предусмотренных ТК РФ случаях, включая ЛНА и уведомления.
• В случае направления Работодателю уведомлений, заявлений, иных документов с использованием ИСР «Коман» в выходной или нерабочий праздничный день, в период отсутствия в отпуске или по болезни, а также по иным причинам, указывать альтернативный, предусмотренный законодательством, способ направления ему ответа Работодателя, если он требуется или предусмотрен законодательством, а Работник не готов в нерабочее время использовать информационную систему Работодателя (получать от Работодателя документы и уведомления).

5.9. Подписание документа выполняется следующим путем:

• Работник выбирает соответствующее процессу решение путем нажатия на соответствующую кнопку в интерфейсе: «Подписать» (подтверждает также ознакомление в случае, если на момент использования УНЭП в меню отсутствует отдельное действие «Ознакомлен»), «Отклонить» (не является подписанием УНЭП, информирование другой стороны об отказе подписания), других аналогичных по смыслу действию решений в интерфейсе ИСР «Коман» по мере их включения в интерфейс.
• Нажатие кнопки «К подписанию» переводит Работника к просмотру документа, Работнику открывается документ для просмотра, после чего Работник должен (кликом мышки или нажатием на экран в приложении) поставить визуальный штамп на документе.
• Подтвердить подписание, нажав кнопку «Подписать» и введя одноразовый пароль, который пришел ему в смс-уведомлении, что является защитой от несанкционированного подписания УНЭП.

5.10. Информация обо всех выданных пользователю ключах электронной подписи, датах получения и прекращения их действия (изъятия) хранится в ИСР «Коман» постоянно (бессрочно или до окончания срока хранения документов, подписанных с использованием данных ключей).

5.11. При расторжении трудового договора или соглашения сторон о прекращении использования УНЭП ключ электронной подписи Работника вносится в реестр отозванных ключей электронной подписи администраторам ИСР «Коман». С момента внесения ключа в реестр отозванных ключей электронной подписи все последующие документы, подписанные этой УНЭП, не считаются подписанными надлежащим образом, т.е. подписью, равнозначной собственноручной.

5.12. В случае технических сбоев и иных отклонений в работе сервера и ИСР «Коман» препятствующих соблюдению сроков подписания и/или передачи документов, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами Работодателя и трудовым договором с Работником, Стороны используют другие способы обмена документами, предусмотренные Положением о дистанционной работе.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РАБОТОДАТЕЛЯ И РАБОТНИКА ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

6.1. При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора на момент утверждения настоящего Положения не используется электронный документооборот (применяются собственноручно подписанные документы на бумажных носителях), кроме случаев использования УКЭП дистанционными работниками, в договорах с которыми это закреплено. При этом посредством информационной системы Работодателя «Коман» могут подписываться связанные с ними документы с использованием УКЭП Работодателя и УНЭП Работника с момента их включения в соответствующий раздел Приложения №1 к настоящему Положению.

6.2. Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с Работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес Работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, посредством информационной системы Работодателя «Коман», в том числе с использованием портала Госуслуги (при условии взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы Работодателя «Коман» с порталом Госуслуги с момента уведомления Работника Работодателем о начале такого взаимодействия).

6.3. Заявления, уведомления и сообщения, направленные Работником или лицом, поступающим на работу, способами, указанными в п. 6.2. настоящего Положения считаются полученными Работодателем на следующий рабочий день после их направления.

6.4. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (ст. 62 ТК РФ) Работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном Работодателем, через ИСР «Коман» (с момента уведомления Работодателем Работника о наличии такого функционала в ИСР «Коман») или по адресу электронной почты Работодателя.

6.5. При подаче Работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (ст. 62 ТК РФ) Работодатель обязан безвозмездно предоставить Работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении Работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале Госуслуги в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы Работодателя «Коман» с порталом Госуслуги (если на момент запроса документов, Работник уведомлен о начале взаимодействия ИСР «Коман» и портала Госуслуги).

6.6. Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле. Электронный архив документов хранится непосредственно в информационной системе Работодателя «Коман».

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ВНУТРЕННИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Все владельцы УНЭП признают равнозначность своей УНЭП собственноручной подписи на бумажном носителе, что закреплено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору, или ином соглашении, если настоящее Положение применяется к лицам, поступающим на работу, или в иных случаях.

7.2. Создание УНЭП в ИСР «Коман» инициируется соответствующим действием владельца УНЭП, т.е. не выполняется автоматически или незаметно для владельца.

7.3. Полномочия владельца УНЭП, подписавшего документ, подтверждаются в момент подписания документа в ИСР «Коман» автоматически по положительному результату следующих проверок:

• соответствующий пользователь авторизован в ИСР;
• соответствующий ключ электронной подписи включен в реестр выданных ключей электронной подписи;
• соответствующий ключ электронной подписи отсутствует в реестре отозванных ключей электронной подписи;
• введен код авторизации при входе;
• введен код подписания документа (если предусмотрен).

7.4. Время формирования электронной подписи фиксируется средствами ИСР по гринвичскому времени (UTC+0).

7.5. Электронные документы, перечисленные в Перечне, приведенном в Приложении № 1 к настоящему Положению, подписанные УНЭП, признаются Работодателем равными по юридической силе документам на бумажных носителях, заверенным собственноручной подписью.

7.6. Работодатель обеспечивает техническими и организационными мерами защиту от несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения и/или искажения сведений о документах в архиве электронных документов ИСР, а также гарантирует подтверждение авторства документа, подписанного УНЭП, в том числе путем утверждения поименного ограниченного списка лиц, имеющих расширенные (административные) права доступа к ИСР.

7.7. Если Работодатель или Работник утрачивает доверие (в частности, но не ограничиваясь, в связи с утратой доступа к программному обеспечению или устройству, его хищением, а также несанкционированным использованием, средств подтверждения, обнаружением возможных угроз безопасности ИСР) к УНЭП и/или средствам подтверждения или возникновения разумных сомнений относительно возможной утраты доверия к УНЭП и/или средствам подтверждения, Работодатель/ Работник прекращает использовать и УНЭП, и средства ее подтверждения, и незамедлительно, в течение одного календарного дня, уведомляет об этом другую сторону любым доступным способом, в том числе по телефону. После этого администратор ИСР должен сгенерировать новую электронную подпись и новые средства ее подтверждения, и уведомить Работника любым доступным способом, в том числе по телефону. После получения уведомления обе стороны обязуются использовать для электронного взаимодействия между собой только новую УНЭП.

7.8. Документы хранятся в ИСР в том формате, в котором они были сохранены после подписания как электронный документ (например, документы в формате PDF и PDF/A).

7.9. В случае выдачи Работнику на основании его заявления копии электронного документа, копия электронного документа на бумажном носителе должна содержать визуализацию штампа (штампов) УНЭП и/или УКЭП, подтверждающую, что оригинал документа подписан электронной цифровой подписью.

7.10. При возникновении сомнений в подлинности документа может быть создана комиссия, включающая в себя лицо, имеющее расширенные (административные) права доступа к архиву электронных документов ИСР, которая подтверждает подлинность электронного документа.

7.11. Ответственные за техническую поддержку ИСР обязаны:

• Обеспечивать постоянный контроль отсутствия несанкционированного доступа к ИСР;
• Незамедлительно блокировать доступ в ИСР Работника по поступлению заявления (сообщения) о компрометации доступа в ИСР;
• Производить регистрацию событий безопасности;
• Предпринимать иные меры для обеспечения информационной безопасности в ИСР.

7.12. Иные требования и мероприятия по обеспечению информационной безопасности могут быть установлены другими локальными нормативными актами.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1. Все вопросы, не урегулированные данным Положением, регулируются трудовым договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о дистанционной работе (в отношении дистанционных работников, в том числе не согласившихся на электронный обмен документами), нормами трудового законодательства и ФЗ «Об электронной подписи», приказами Генерального директора и иными уведомлениями Работодателя о расширении функционала ИСР «Коман» в части электронного документооборота.

8.2. Неотъемлемой частью настоящего Положения являются следующие приложения:

• Приложение №1. Перечень видов документов, подписываемых УНЭП в общем случае (в трудовых договорах с дистанционными работниками может быть предусмотрен более широкий список документов при использовании УКЭП).
• Приложение №2. Заявление об отказе от перехода на электронный документооборот с Работодателем.
• Приложение №3. Заявление об использовании мобильного номера для авторизации в ИСР «Коман» и для получения уведомлений.

Настоящее Положение введено в действие с 01 июня 2025 г. Версия 2.0.